Con el incremento en el envío de SPAM (correo no deseado), se implementan constantemente medidas y políticas de prevención que se heredan a los usuarios finales de hospedaje y correo, como es el caso de nuestros servidores de hosting compartido.
Nuestros planes de hospedaje compartido no admiten prácticas de email marketing, correo publicitario o newsletters. El servicio se limita a correo transaccional y comunicación personalizada. Si cuentas con un plan de servidor virtual para alguna actividad de correo masivo, por favor, ten en cuenta que aplican las políticas antispam.
Enseguida se enlistan las recomendaciones para mejorar la eficacia del envío de correo electrónico sin afectaciones propias o a terceros.
- Moderar el volumen de envío a los mismos dominios. En algunos casos el envío frecuente de correos a un mismo dominio, puede ser considerado como Spamming y causa bloqueo del remitente, por lo que se recomienda distribuir los mensajes en lapsos de tiempo razonables.
- Procurar el envío de correos individuales y personalizados. La mayoría de los sistemas de correo han empezado a limitar el número máximo de destinatarios por correo a un estándar de 10. El envío de correo a listas de distribución o múltiples destinatarios es causa de descalificación en los filtros anti-spam.
- Incluir un "Asunto" lo más descriptivo posible del contenido del mensaje. Esto facilita la lectura, clasificación y posterior recuperación del correo al destinatario y constituye una norma de cortesía para él.
- Tener en cuenta que el uso de MAYÚSCULAS en Internet sugiere emociones fuertes. Evitar el empleo de mayúsculas en el cuerpo de texto de los correos, pues implica GRITAR. En la medida de lo posible, enfatizar con comillas, negrita, uso de colores o subrayados, etc. Si el cuerpo de letra es demasiado pequeño, se puede agrandar hasta un tamaño que resulte más conveniente, nunca extravagante.
- Mantener actualizados los contactos de Outlook.com / Hotmail.com Una cuenta de Outlook / Hotmail caduca si no se usa durante seis meses. Si después de ese periodo se le envía un correo electrónico, rebotará con el error 5.5.0 Requested action not taken: mailbox unavailable (550 Acción solicitada no realizada: buzón no disponible). Después de un año inactivo, comienzan a usar ese buzón como una trampa de spam y si un gran volumen de tu correo electrónico cae en dicha trampa, tu dirección IP podría ser bloqueada.
- Hacer uso responsable de las respuestas automáticas (autoresponders). De mantener una comunicación constante con el cliente, puede llegar un punto en que se torne molesto para él recibir la misma notificación constantemente y califique dichos mensajes como “spam” o “no deseado”. En la mayoría de los casos, las respuestas automáticas enviadas a remitentes de publicidad o spam sirven para confirmar que tu dirección de correo existe y es atendida, por lo que será agregada a más bases de datos y resultará difícil reducir la recepción de spam en tu buzón.
- No responder al correo no solicitado (spam), pues aumenta la cantidad de correo basura, ya que indica al remitente que la dirección de email es atendida.
- Al utilizar de manera indiscriminada funcionalidades como el "Aviso de lectura", su eficacia es escasa y puede llegar a molestar al remitente. Se debe activar sólo en los casos en los que sea estrictamente necesario.
- Invitar a tus contactos a que agreguen tu dirección de remitente a su lista de correos o dominios seguros. La llegada persistente de tus correos al buzón de "correo no deseado" del destinatario afecta la reputación de tu dominio y aumenta la tasa de bloqueo en la entrega.
- Verificar periódicamente que tu IP pública o la IP del servidor no aparezcan en listas negras o RBL como Spamhaus o Spamcop. Muchos servidores de correo usan estas listas como medida de filtrado de correo no deseado.
- Evitar el uso de fondos prediseñados o con colores para tu mensaje ya que aumentan el tamaño del mismo y pueden provocar problemas de recepción en el destinatario pues hay algunos que tienen un límite para el peso del correo muy bajo..
- Evitar imágenes o información innecesaria en el pie de firma de correo, intentando resultar lo más esquemático posible.
- No facilitar datos personales o financieros a personas desconocidas.
- Procurar eliminar mensajes masivos innecesarios (felicitaciones, chistes, correos piramidales, etc.) a través de servidores destinados al trabajo.
- Evitar participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, rumores, publicidad, etc.). Los correos legítimos provenientes de casas comerciales y centros de alerta tienen como norma redirigir a servidores Web donde dan información de forma fiable y detallan las acciones a realizar.
- Asegurarte que tu servidor de correo tenga SPF en sus registros DNS. El uso de SPF permite al servidor del destinatario reconocer la autenticidad del remitente respecto al servidor de origen del mensaje. Si tu dominio está hospedado con Certerus, esta propiedad ya la tiene configurada.
- Se recomienda utilizar Domain Key en tu dominio de correo. Su uso incrementa la tasa de entrega de un correo por incluir la firma del servidor. Si tu dominio está hospedado con Certerus, esta propiedad ya la tiene configurada.
- Cuando esté disponible, utilizar la conexión cifrada con el servidor de correo saliente. La activación de SSL o TLS incrementa la confiabilidad del correo saliente. Si tu dominio está hospedado con Certerus, este tipo de conexión cifrada ya la tiene configurada.
- Para la mensajería promocional recomendamos el uso de plataformas especializadas en el envío masivo como MailChimp.com que cumple con las políticas que permiten a los usuarios dar de baja sus correos de forma automatizada o reportar si es un envío no autorizado.
- Utilizar un Cloud Server, VPS o Servidor Dedicado para tu empresa cuando el correo electrónico es prioritario o de alta demanda. El uso de servidores compartidos para el tráfico de correo de negocios representará problemas de desempeño y la reputación de su dominio o IP podría afectarse por su volumen de envíos o el de otros usuarios del servidor.
- Permanecer atento a las recomendaciones de nuevas prácticas y consejos para el envío exitoso de correo electrónico.
